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1、組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)(4.4.1)
　　為便于有效的環(huán)境管理，應(yīng)當(dāng)對(duì)作用、職責(zé)和權(quán)限作出明確規(guī)定，形成文件，并予以傳達(dá)。
　　管理者應(yīng)為實(shí)施與控制環(huán)境管理體系提供必要的資源，包括人力資源和專項(xiàng)技術(shù)能、技術(shù)以及財(cái)力資源。
　　組織的最高管理者應(yīng)指定專門(mén)的管理代表，除了其他職責(zé)以外，還應(yīng)明確他(們)在下列方面的作用、職責(zé)和權(quán)限；
　　(a) 確保按照本標(biāo)準(zhǔn)建立、實(shí)施與保持環(huán)境管理體系要求；
　　(b) 向最高管理者匯報(bào)管理體系的績(jī)效，并為改進(jìn)環(huán)境管理體系提供依據(jù)。
　　理解要點(diǎn)：
　　條款要求對(duì)組織各層次的職責(zé)、作用和權(quán)限作用明確規(guī)定，并形成文件傳達(dá)，各級(jí)管理者應(yīng)為完成環(huán)境管理體系配備必要的資源。
　　環(huán)境管理體系的成功實(shí)施，需要組織的全體員工的參與，不能認(rèn)為只有環(huán)境職能部門(mén)才負(fù)有這方面的責(zé)任，組織內(nèi)的其他所有部門(mén)都不能置身事外。環(huán)境管理的特點(diǎn)本身就決定了它管理內(nèi)容的廣泛性，不僅包括生產(chǎn)制造過(guò)程的環(huán)境因素的管理，也包括動(dòng)力、后勤、物業(yè)管理等多方面的內(nèi)容。
　　整個(gè)體系是否能夠被很好的建立與保持，很大程度上取決于最高管理者的參與程度。為此最高管理者應(yīng)指定一專門(mén)的代表(即環(huán)境管理者代表)，代其全權(quán)處理有關(guān)環(huán)境管理方面的事務(wù)，其職責(zé)是建立、實(shí)施、維護(hù)環(huán)境管理體系，并向最高管理者匯報(bào)。由于環(huán)境代表所維護(hù)的環(huán)境管理體系覆蓋面很大廣，所以其應(yīng)具有權(quán)限與能力來(lái)協(xié)調(diào)、支配組織的相關(guān)活動(dòng)、部門(mén)人員。
　　除了環(huán)境管理代表之外，各管理、職能部門(mén)也承擔(dān)著各自的職責(zé)。生產(chǎn)部門(mén)自然應(yīng)負(fù)責(zé)生產(chǎn)線環(huán)境因素的管理與控制，動(dòng)力部門(mén)除了要保障動(dòng)力供應(yīng)外，還負(fù)責(zé)用電、用水、用氣進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，核定消耗、制定節(jié)能措施等。這些職責(zé)不能完全獨(dú)立于原有職責(zé)之外，要盡可能融合起來(lái)，利用原有的系統(tǒng)發(fā)揮作用。
　　最高管理者還應(yīng)確保提供環(huán)境管理體系人實(shí)施與保持所需的必備資源，包括人力資源、財(cái)力及物力等各方面，還應(yīng)有相應(yīng)的技術(shù)支持。
2、培訓(xùn)、意識(shí)與能力(4.4.2)
　　組織應(yīng)確定培訓(xùn)的需求。應(yīng)要求其工作可能對(duì)環(huán)境產(chǎn)生重大影響的所有人員經(jīng)過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)。
　　應(yīng)建立并保持一套程序，使處于每一有關(guān)職能與層次的人員都意識(shí)到：
　?。?/span>a）符合環(huán)境方針與程序和符合環(huán)境管理體系要求的重要性；
　?。?/span>b）他們工作活動(dòng)中實(shí)際的或潛在重大環(huán)境影響，以及個(gè)人工作改進(jìn)所帶來(lái)的環(huán)境效益；
　?。?/span>c）他們?cè)趫?zhí)行環(huán)境方針與程序，實(shí)現(xiàn)環(huán)境管理體系要求，包括應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)要求方面的作用與職責(zé)；
　?。?/span>d）偏離規(guī)定的運(yùn)行程序的潛在后果。
　　從事可能產(chǎn)生重大環(huán)境影響的工作人員應(yīng)具備適當(dāng)?shù)慕逃?、培?xùn)和(或)工作經(jīng)驗(yàn)，勝任他所擔(dān)負(fù)的工作。
　　理解要點(diǎn)：
　　該條款首先要求組織應(yīng)確定的培訓(xùn)的需求，確保相關(guān)的人員都經(jīng)過(guò)培訓(xùn)。應(yīng)制定相應(yīng)的程序，規(guī)定培訓(xùn)工作如何展開(kāi)。培訓(xùn)應(yīng)滿足組織人員的有關(guān)意識(shí)與能力的要求，不定期到預(yù)定的培訓(xùn)效果。
　　標(biāo)準(zhǔn)首先強(qiáng)調(diào)了組織應(yīng)確定培訓(xùn)需求，不同層次的人員，其需求是不同的，要求與重大環(huán)境影響有關(guān)的所有人員都應(yīng)經(jīng)過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)。這就是要求組織識(shí)別環(huán)境因素時(shí)，將重要環(huán)境因素與組織的活動(dòng)、相關(guān)的工作崗位聯(lián)系起來(lái)。例如，某公司將危險(xiǎn)化學(xué)品意外泄漏作為重要環(huán)境因素，那么與危險(xiǎn)化學(xué)品有關(guān)的崗位就包括：采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理、運(yùn)輸部門(mén)、使用、廢棄化學(xué)品管理等。這些人員都應(yīng)得到培訓(xùn)。
　　具有較高的環(huán)境意識(shí)是這一條款的要求之一。不少環(huán)境問(wèn)題的產(chǎn)生是環(huán)境意識(shí)不高、缺乏嚴(yán)格的規(guī)定或不按照程序的規(guī)定操作引起的，因此，通過(guò)有效的培訓(xùn)過(guò)程，使有關(guān)人員認(rèn)識(shí)到：a嚴(yán)格執(zhí)行環(huán)境方針和有關(guān)程序的重要性；b不符合程序規(guī)定的潛在后果；c能否在本崗位改進(jìn)提高；d如何處理緊急情況。
　　對(duì)與重要環(huán)境因素相關(guān)的崗位，僅有相應(yīng)的意識(shí)的要求是不夠的，必須具備相應(yīng)的能力。應(yīng)針對(duì)不同的管理、技術(shù)、操作人員的培訓(xùn)需求，確定不同的培訓(xùn)內(nèi)容。如對(duì)環(huán)境管理體系內(nèi)審人員應(yīng)進(jìn)行有關(guān)環(huán)境管理審核的培訓(xùn)，確保審核過(guò)程的客觀、有效。對(duì)于在污水處理廠水質(zhì)監(jiān)測(cè)的人員就應(yīng)了解監(jiān)測(cè)的方法與實(shí)驗(yàn)操作規(guī)定，并比較數(shù)據(jù)，確保能及時(shí)發(fā)現(xiàn)水處理過(guò)程中的不合格現(xiàn)象。
3、信息交流(4.4.3)
　　組織應(yīng)建立并保持一套程序，用于有關(guān)其環(huán)境因素和環(huán)境管理體系的；
　　(a) 組織內(nèi)各層次和職能間的內(nèi)部信息交流；
　　(b) 外部相關(guān)方信息的接收、成文和答復(fù)。
　　組織應(yīng)考慮對(duì)涉及重要環(huán)境因素的外部信息的處理，并記錄其決定。
　　理解要點(diǎn)：
　　條款要求組織對(duì)與環(huán)境因素和環(huán)境管理體系有關(guān)信息進(jìn)行程序化管理，保證內(nèi)部與外部信息能夠暢通有效的交流，涉及重要環(huán)境因素的外部信息還應(yīng)做到有序的、文件化的接收、處理與答復(fù)。
　　這里講述的信息指與環(huán)境因素及環(huán)境管理體系有關(guān)的信息，如與環(huán)境因素有關(guān)的法律改變了、生產(chǎn)工藝調(diào)整后廢水成分的變化，有關(guān)化學(xué)物質(zhì)的毒性、安全數(shù)據(jù)；環(huán)境管理代表的任免、環(huán)境管理方案實(shí)施中的困難等等都可成為環(huán)境信息交流的內(nèi)容。
　　內(nèi)部信息交流應(yīng)確保各部門(mén)、各層次間的及時(shí)有效的溝通，可體現(xiàn)在各層次、各部門(mén)之間的協(xié)作上，如技術(shù)部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)的合作，保證環(huán)境因素不僅得到良好控制，而且技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)也得以不斷的改進(jìn)，又如環(huán)境管理者代表并不對(duì)各部門(mén)直接負(fù)責(zé)，但要對(duì)組織的環(huán)境事務(wù)進(jìn)行全面的管理，這就要求各部門(mén)向環(huán)境管理代表上報(bào)有關(guān)事宜，環(huán)境管理者代表是通過(guò)組織的相互聯(lián)系開(kāi)展其業(yè)務(wù)活動(dòng)。內(nèi)部信息的迅速是體系運(yùn)行的另一項(xiàng)重要內(nèi)容，任何信息的停滯和不暢都可能使體系運(yùn)行失效。
　　外部交流是標(biāo)準(zhǔn)特別強(qiáng)調(diào)的，即組織要重視相關(guān)方的要求，隨著環(huán)境意識(shí)的提高，環(huán)境問(wèn)題引起人們?cè)絹?lái)越多的關(guān)注，有關(guān)環(huán)境事件的投訴增多，組織的環(huán)境形象已成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的必要條件。一個(gè)組織如何對(duì)待這些問(wèn)題，反應(yīng)出組織對(duì)環(huán)境的總體態(tài)度。外部信息的交流包括以對(duì)所有環(huán)境事件、環(huán)境意見(jiàn)的處理及反饋。這些過(guò)程應(yīng)有記錄。
　　信息交流是雙向的，無(wú)論是內(nèi)部還是外部交流應(yīng)有相應(yīng)的程序，并有相應(yīng)的記錄反應(yīng)出交流的內(nèi)容，并可了解對(duì)有關(guān)問(wèn)題的處理結(jié)果。
4、環(huán)境管理體系文件編制(4.4.4)
　　組織應(yīng)以書(shū)面或電子形式建立并保持下列信息；
　　(a) 對(duì)管理體系核心要素及其相互作用的描述；
　　(b) 查詢相關(guān)文件的途徑。
　　理解要點(diǎn)：
　　條款要求以文件的形式描述組織的環(huán)境管理體系，并提供相關(guān)文件的查詢途徑，一般應(yīng)形成一套環(huán)境管理文件系統(tǒng)，全面支持現(xiàn)有的環(huán)境管理體系，為組織的內(nèi)部管理和外部審核提供依據(jù)。
　　環(huán)境管理體系文件的內(nèi)容應(yīng)足夠詳盡，能充分描述環(huán)境管理體系的核心要素，以及它們之間相互作用的情況，這里所指的管理體系核心要素可理解為管理的基本要素，即ISO14001的17個(gè)要素。
　　組織在編寫(xiě)環(huán)境管理體系文件時(shí)，可參考組織原有的管理體系文件，如ISO9000體系文件，可包括手冊(cè)、程序及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、表格記錄、及其他文件多個(gè)層次和類型。環(huán)境管理體系并不嚴(yán)格地要求組織擁有環(huán)境管理手冊(cè)，也不支持采用復(fù)雜的文件系統(tǒng)。
　　所有上述文件都是環(huán)境管理體系文件的組成部分，為了便于管理使用和外部審核，各層次文件間應(yīng)指出查詢途徑。另外，環(huán)境管理體系文件應(yīng)與其他體系文件相協(xié)調(diào)，可以將環(huán)境文件納入其它體系文件中或引用其它文件。同時(shí)也需要提供查詢辦法。
　　環(huán)境管理體系文件可以以傳統(tǒng)的書(shū)面形式也可以以先進(jìn)的電子媒體形式建立和保持，也可兩種形式并存。
5、文件管理(4.4.5)
　　組織應(yīng)建立并保持一套程序，管理本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件，從而確保：
　　a、文件能夠定位；
　　b、對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審，如必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；
　　c、凡對(duì)環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行版本；
　　d、及時(shí)將失效文件從有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回，或采取其他措施防止誤用；
　　e、由于法律和(或)保留信息的需要而保存的失效文件，予以適當(dāng)標(biāo)識(shí)。
　　所有文件均須字跡清楚，注明日期(包括修訂日期)，標(biāo)識(shí)明確，妥善保管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。應(yīng)規(guī)定并保持有關(guān)建立和修改各種類型文件的程序與職責(zé)。
　　理解要點(diǎn)：
　　文件控制是指對(duì)文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、報(bào)廢、回收等的管理工作，組織應(yīng)制定文件化的程序，并依此進(jìn)行文件管理。
　　環(huán)境管理體系文件系統(tǒng)應(yīng)包括所有與環(huán)境管理相關(guān)的各類文件，如手冊(cè)、程序、作業(yè)指導(dǎo)、操作規(guī)范、表單、環(huán)境法律、法規(guī)等。
　　建立和執(zhí)行文件管理程序，程序內(nèi)應(yīng)明確管理內(nèi)容并確保執(zhí)行：
　　— 文件有明確的存取位置和簡(jiǎn)便的查訪方法。
　　— 對(duì)文件定期進(jìn)行評(píng)審和修訂，以確認(rèn)其有效性和適應(yīng)性。修訂文件的審批應(yīng)有授權(quán)人員執(zhí)行。一般由原審批人進(jìn)行審批，以保證文件的連續(xù)性。
　　— 確保對(duì)環(huán)境控制和管理起關(guān)鍵作用的崗位，都能得到現(xiàn)行有效的文件，確保操作者按文件的規(guī)定進(jìn)行操作，如環(huán)境代表應(yīng)全面掌握體系情況，又如重大因素的崗位應(yīng)按現(xiàn)行有效版本的規(guī)定進(jìn)行操作。
　　— 文件失效后及時(shí)將其從所有曾經(jīng)發(fā)放的部門(mén)和使用場(chǎng)所收回，并采取必要的銷毀等措施，以免繼續(xù)使用，致使對(duì)環(huán)境因素的控制失效。
　　— 法律要求有些文件失效后還應(yīng)繼續(xù)保留，以備必要時(shí)提供法律所需的信息，或者出于保留知識(shí)或信息的要求不能將其銷毀，對(duì)這些文件應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識(shí)，并和有效文件能明顯區(qū)別，這些文件包括環(huán)境影響的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、許可證、法定部門(mén)的監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)保設(shè)施圖紙等。
　　所有文件都應(yīng)字跡清楚，注明批準(zhǔn)日期，文件修改后應(yīng)注明修訂日期，文件的標(biāo)識(shí)要明確，易于查找。文件要妥善保管，應(yīng)根據(jù)文件的重要程度及其類型，規(guī)定和修訂文件和程序和職責(zé)。
　　文件控制的目的是要組織運(yùn)作有法可依，不出現(xiàn)由于缺乏規(guī)定而造成的環(huán)境影響。組織應(yīng)將主要注意力放在對(duì)環(huán)境管理體系的有效實(shí)施及其環(huán)境績(jī)效上，而不應(yīng)過(guò)分追求一個(gè)繁瑣的文件控制系統(tǒng)。
6、運(yùn)行控制(4.4.6)
　　組織應(yīng)根據(jù)其方針、目標(biāo)和指標(biāo)，確定與所認(rèn)定的重要環(huán)境因素有關(guān)的運(yùn)行與活動(dòng)。應(yīng)對(duì)這些活動(dòng)(包括維護(hù)工作)按以下要求加以規(guī)劃，確保它們給以妥善策劃，確保它們?cè)诔绦蛞?guī)定的條件下進(jìn)行。
　　(a)考慮到缺乏程序指導(dǎo)可能導(dǎo)致偏離環(huán)境方針、目標(biāo)與指標(biāo)的運(yùn)行情況，建立并保持成文的程序；
　　(b)在程序中規(guī)定運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)；
　　(c)對(duì)于組織所使用的產(chǎn)品和服務(wù)中可標(biāo)識(shí)重要環(huán)境因素，建立并保持管理程序，并將有關(guān)的程序與要求通報(bào)供方和承包方。
　　理解要點(diǎn)：
　　組織要根據(jù)其環(huán)境方針和目標(biāo)、指標(biāo)，確認(rèn)哪些運(yùn)行與活動(dòng)與重要環(huán)境因素有關(guān)，并對(duì)這些活動(dòng)進(jìn)行程序化管理，確定操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。程序化管理的目的在于確保這些重要環(huán)境因素得到有效的控制、減少環(huán)境影響。
　　這類運(yùn)行控制程序中應(yīng)對(duì)以下內(nèi)容做出規(guī)定：
　　a、對(duì)于可能導(dǎo)致偏離環(huán)境方針、目標(biāo)與指標(biāo)的運(yùn)行情況，應(yīng)制定程序以規(guī)定運(yùn)行要求，預(yù)防可能的失誤。
　　b、應(yīng)在程序中規(guī)定如何進(jìn)行操作，操作具體要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定；
　　c、若組織使用的產(chǎn)品和服務(wù)存在可標(biāo)識(shí)重要環(huán)境因素，也應(yīng)建立并保持管理程序，將有關(guān)的管理要求和程序通報(bào)供方和承包方，使他們的行動(dòng)符合組織環(huán)境方針和其它要求。如為組織運(yùn)輸貨物的運(yùn)輸公司，將不得在早晨6點(diǎn)以前來(lái)廠提貨，以減少對(duì)周圍居民的噪聲影響。
　　運(yùn)行控制是環(huán)境管理體系中最具實(shí)際工作內(nèi)容的要素之一，它直接體現(xiàn)了組織環(huán)境管理要求，控制對(duì)象即是與重要環(huán)境因素相關(guān)的管理與生產(chǎn)活動(dòng)，可包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、采購(gòu)、貯運(yùn)、生產(chǎn)與維護(hù)過(guò)程、廢物處理等。對(duì)供方和承包方的管理更是將一半管理體系的要求擴(kuò)展到組織的上下游組織，帶動(dòng)環(huán)境保護(hù)的社會(huì)化進(jìn)程。
7、應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)(4.4.7)
　　組織應(yīng)建立并保持程序，以確定潛在的事故或緊急情況，做出響應(yīng)，以及預(yù)防或減少可能伴隨的環(huán)境影響。
　　必要時(shí)，告別是在事故或緊急情況發(fā)生后，組織應(yīng)對(duì)應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)的程序予以評(píng)審與修訂。
　　可行時(shí)，組織還應(yīng)定期檢驗(yàn)上述程序。
　　理解要點(diǎn)：
　　標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)可能的事故和緊急情況進(jìn)行程序化管理，程序中應(yīng)確定組織存在哪些可能的事故或緊急情況，并規(guī)定如何預(yù)防事故的發(fā)生，并在事故發(fā)生時(shí)做出響應(yīng)，減少環(huán)境影響。這類程序應(yīng)定期檢驗(yàn)、評(píng)審和修定。
　　首先應(yīng)分析確定組織可能遇到的潛在的事故和緊急情況，并采取事先預(yù)防措施和應(yīng)急計(jì)劃；其次應(yīng)考慮緊急事故發(fā)生時(shí)，如何采取措施以便使由此產(chǎn)生的對(duì)環(huán)境的影響減至最小。事故和緊急情況多為突發(fā)性，后果難以估計(jì)。與正常情況相比，它所造成的環(huán)境影響往往更為集中，更為嚴(yán)重。
　　一旦發(fā)生事故和緊急情況，應(yīng)根據(jù)程序的規(guī)定分析原因，對(duì)應(yīng)急程序評(píng)審和修訂，以從根源上杜絕同類現(xiàn)象再次發(fā)生。
　　在條件可行時(shí)，應(yīng)對(duì)應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)設(shè)施及程序進(jìn)行試驗(yàn)，以判斷現(xiàn)有設(shè)施及程序，用來(lái)預(yù)防和控制緊急情況的有效性，以便做出調(diào)整。這一過(guò)程應(yīng)有記錄。
　　值得注意的是這一程序重點(diǎn)應(yīng)放在事故的預(yù)防上，如為防止火災(zāi)的發(fā)生，在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)或倉(cāng)庫(kù)就應(yīng)規(guī)定嚴(yán)禁煙火，并規(guī)定不得將火種帶入等。其次才是防止環(huán)境影響的擴(kuò)散，而不是簡(jiǎn)單的應(yīng)急救護(hù)。預(yù)防及應(yīng)急的設(shè)施以減少環(huán)境影響為目的。